Qualifizierte digitale Signatur (QES) für Architektinnen und Architekten

Worum geht es bei der QES?

Seit dem 1. Januar 2024 ist die digitale Einreichung von Bauanträgen in Niedersachsen Pflicht. Dafür benötigen Architekt:innen eine qualifizierte elektronische Signatur (QES).

Diese Seite bietet einen schnellen Überblick: Was genau ist die QES? Welche Komponenten brauchen Sie? Welche Anbieter kommen infrage? Und wie läuft das Signieren in der Praxis?

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Video: Wie funktionieren digitale Signaturen?

Im folgenden Video erfahren Sie, wie digitale Signaturen funktionieren, welche Arten es gibt und warum sie eine effiziente und rechtssichere Alternative zur herkömmlichen handschriftlichen Unterschrift sind.

Hier wäre eigentlich ein Youtube-Video zu sehen. Um Videos ansehen zu können, müssen Sie es in Ihren Cookie-Einstellungen erlauben.

Was ist die QES?

Die QES ist die einzige elektronische Signaturform, die der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt ist. Sie erfüllt die Anforderungen der Schriftform nach eIDAS-Verordnung und § 126a BGB.

Welche Komponenten werden benötigt?

Signaturkarte mit qualifiziertem Zertifikat
Kartenlesegerät (z. B. Klasse 2 oder 3)
Signatursoftware (z. B. Governikus Signer, D-Trust Client)

Welche Anbieter gibt es?

Zugelassene Anbieter von QES-Lösungen in Deutschland sind u. a.:

On-Premise- vs. Cloud-Lösungen

Für die qualifizierte elektronische Signatur (QES) stehen zwei technische Ansätze zur Verfügung: On-Premise-Lösungen und Cloud-Lösungen.

On-Premise: Die Signatur erfolgt lokal auf Ihrem Rechner – über eine physische Signaturkarte, Kartenlesegerät und Signatursoftware. Vorteile: Hohe Kontrolle über den Signaturprozess, keine Datenübertragung an Dritte.
Cloud-Lösung: Die Signatur wird über einen Online-Dienst abgewickelt – meist per Fernsignatur nach vorheriger Identifikation. Vorteile: Keine Hardware nötig, schneller Einstieg, auch mobil nutzbar.

Beide Varianten erfüllen die Anforderungen an eine qualifizierte elektronische Signatur, sofern sie von einem zertifizierten Vertrauensdiensteanbieter bereitgestellt werden. Die Wahl hängt von Ihren organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen ab.

Was kostet die QES?

Die Kosten für eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) variieren je nach gewählter Lösung:

On-Premise-Lösungen:
Ein Starterpaket mit Signaturkarte und Zertifikat (2 Jahre) kostet ca. 150–160 € netto. Kartenleser und Software können weitere 50–100 € kosten.

Cloud-Lösungen:
Monatliche Abonnements beginnen bei etwa 9 € pro Nutzer. Einzelne qualifizierte Signaturen kosten zwischen 4–4,50 €. Einige Anbieter bieten auch kostenlose Testversionen oder flexible Pakete an.

Die Wahl zwischen On-Premise und Cloud hängt von Ihren spezifischen Anforderungen und dem gewünschten Grad an Flexibilität ab.

Wie funktioniert das Signieren?

Sie signieren PDF-Dateien digital per Software mit Ihrer Karte oder über ein Online-Portal. Jedes Dokument muss einzeln signiert werden.

Muss ich die Berufsbezeichnung angeben?

Sie können die Berufsbezeichnung „Architekt:in“ im Zertifikat angeben lassen, das ist jedoch nicht erforderlich für die Gültigkeit der Signatur.

Viele Dokumente auf einmal signieren: So geht’s

Ein Bauantrag besteht häufig aus zahlreichen Einzeldateien – etwa Lageplänen, Berechnungen oder Nachweisen. Jedes dieser Dokumente muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden. Um den Aufwand zu reduzieren, bieten einige Anbieter die Möglichkeit der sogenannten Stapelsignatur an.

Dabei werden mehrere Dokumente gleichzeitig in einem Schritt signiert, nachdem einmalig die PIN eingegeben wurde. Das spart Zeit und minimiert Fehlerquellen.
Ob eine Stapelsignatur möglich ist, hängt vom gewählten Anbieter und dessen Software ab. Erkundigen Sie sich daher vorab gezielt nach dieser Funktion.